AIDE-MEMOIRE EVENEMENT DU PROJET TRANSVERSE GAP
 


AVANT:

L'organisation commence avec des discussions informelles entre les trois coordinateurs du projet transverse GAP (Short, Schücker, Wassermann) et les organisateurs potentiels, deux ou plus, dependant du nombre de labos impliqués et l'espèce d'événement. La forme de l'événement est discutée, aussi bien que la manière d'approcher les orateurs potentiels. Il est souhaitable que ces discussions commencent au moins un mois avant l'événement. Dès qu'une structure précise a été formée, les organisateurs devraient aussitôt se mettre en contact avec France Bodin, la secretaire de la FRUMAM, et lui donner toutes les informations connues sur l'événement.

La publicité devrait être preparée au moins deux sémaines avant l'événement. Les organisateurs devraient communiquer le programme entier (horaires, titres exactes) à France Bodin en suivant la forme des événements déjà établie.

AFFICHE:

 Rédiger et éditer  un affiche (en pdf et html) avec les organisateurs (organisateurs et France Bodin).

Diffuser l'information (FB): par courrier éléctronique à tous les chercheurs-enseignants du
CPT, de l'IML et du LATP.  Annonces brefs (titre, date, lieu, orateurs, organisateurs) sur les pages web de la FRUMAM, du CPT, de l'IML et du LATP avec des liens éléctroniques à l'affiche (en pdf ou html). (FB et coordinateurs)

RESERVATIONS:

Contacter les conférenciers par mail afin de les informer sur les procédures de remboursement des frais et d'apprendre les dates précises de leurs visites. (FB)

Téléphoner à  l'Hôtel Montgrand (04 91 00 35 20) et réserver les chambres : hotelmontgrand@wanadoo.fr (FB)

Engagement dépenses (XLab). (FB)

Réservation de la salle à St Charles (FB)  - Mme De Franceschi (04 91 10 60 03)

Réservation d'une table au CROUS (FB) - M. Demay ou M. Maneja (04 91 64 41 73)


LE JOUR:

Récupérer dans le local de la FRUMAM à St Charles: craie, brosse, rétro projecteur, machine à café, bouilloire  + consommables (Organisateurs)

Remettre le tout en état après la conférence (Organisateurs)

Réserver le restaurant Restaurant et faxer un bon de commande lorsqu'on connaît le nombre de participants. (FB)


DANS LA DUREE:


Suivi des remboursements (XLab) des orateurs et du budget.


INSTRUCTIONS AUX ORATEURS:

In order to be reimbursed by the FRUMAM, please supply the following documents and information about your bank account.
- If you have a french bank account, please supply a RIB.
- Otherwise, please provide the following information : name of bank, city, country, branch code, account number, type of account.
- In addition the following documents are required:
         - A photocopy of the main page of your passport if you are not a french citizen
         - Photocopies of your train or airline tickets
If you came by car, you will be refunded for the equivalent of a second class train ticket. Please provide photocopies of your motor documents as well as your itinerary.

Please send the above to : France Bodin, FRUMAM, PARC SCIENTIFIQUE DE LUMINY Case 909 13288 - MARSEILLE Cedex 9.
In case of difficulties, please contact 04 91 26 95 62 or bodin@iml.univ-mrs.fr